こんにちは！「AIライフ探求部（タンキュー部）」部長のアキです。
このブログは、「AIで、時間に余白を。人生に遊び心を。」をテーマに、40代からの人生の後半戦をAIという最高の相棒と人生を豊かにする方法を探求していく、大人のための部活動をテーマにしたブログです。
このブログで得られること：
この部活動では、例えばこんな未来を目指しています。
- 趣味や日々の暮らしを、AIでもっと面白くするアイデア
- 仕事や雑務をAIで効率化し、自分の時間を増やすヒント
- AIを活用して、心と体を賢く、楽に管理する方法
- AIを相談相手に、お金の不安を解消し、賢く備える知識
どうぞ、ゆるやかにお付き合いください。
さて、今回の活動報告（探求テーマ）は、多くの方が「便利そうだけど、いまいち使いこなせない…」と感じているであろう、AIによるメール作成についてです。
この記事でわかること
- Geminiで自然なビジネスメールを作るための具体的な指示の出し方
- AIが生成した「惜しいメール」を「完璧なメール」に変えるひと手間
- AIに任せるべき部分と、人間がやるべき部分の見極め方
- メール作成の時間が半分以下になる、リアルな時短テクニック
「なんか違う…」Geminiのメールが“使えない”理由
「Gemini、すごい便利だよ！」と聞いて、早速仕事のメール作成に使ってみたものの、こんな経験ありませんか？
- 文章が硬すぎて、ロボットみたい…
- 丁寧だけど、こちらの意図と微妙にズレてる
- 結局、自分でイチから書き直した方が早かった…
そうなんです。何を隠そう、僕も最初は全く同じ失敗をしていました。特に僕たちのような文系人間は、言葉のニュアンスや行間の「空気感」を大切にするので、AIの無機質な文章にガッカリしてしまうんですよね。
でも、ご安心ください。いくつかの「コツ」を掴むだけで、Geminiはあなたの意図を完璧に理解し、最高の文章を提案してくれる**「超優秀な秘書」**に生まれ変わります。
今回は、僕が実際に試行錯誤してたどり着いた、40代文系でも失敗しないための3つのコツをご紹介します！
失敗しないための3つのコツ
コツ①：まず「役割」と「状況」をしっかり伝える
AIにメール作成をお願いする時、いきなり「〇〇社へのお礼メールを書いて」と本題から入っていませんか？これが一番よくある失敗の元です。
AIは、あなたが何者で、どんな状況にいるのか全く知りません。まずは、メールを書くための「前提条件」を丁寧に教えてあげることが重要です。
「この人、誰の立場でメール書いてるの？」とAIを混乱させないイメージですね！
例えば、こんな風に役割と状況を伝えてみてください。 良い例◎悪い例✕
このように、「誰が」「誰に」「どんな状況で」を最初に定義してあげるだけで、生成されるメールの精度が劇的に向上します。
コツ②：伝えたい要点は「箇条書き」で整理して渡す
次に重要なのが、メールに含めたい内容をAIにどう伝えるか、です。
長文で「〇〇のお礼と、次回の日程調整と、あと資料の件も伝えて…」と指示を出すと、AIが重要なポイントを取りこぼしたり、優先順位を間違えたりすることがあります。
ここでのコツは、伝えたいことを箇条書きでシンプルに整理してあげること。人間がメモ書きをする感覚と同じですね。
プロンプト例
下記の要点をすべて含めて、自然なビジネスメールにしてください。
・打ち合わせの時間をいただいたことへのお礼
・貴社サービスへの関心、特に〇〇機能に興味を持たれていた点に触れる
・次回のアクションとして、見積書を来週火曜日までに送付する旨を伝える
このように、メールの骨子となる部分を箇条書きで明確に指示することで、AIはあなたの意図を正確に汲み取り、構成の整ったメールを作成してくれます。
コツ③：最後は必ず「自分の言葉」で手直しする
ここが、文系人間として最もこだわりたい、そして最も重要なポイントです。
Geminiがどれだけ優秀になっても、AIはあなたの「感情」や「人柄」までは表現できません。AIが作った完璧な文章は、時に冷たく、人間味のない印象を与えてしまうことがあります。
AIが生成した文章は、あくまで**「80点の下書き」**。最後の20点を加えて100点、いや120点のメールに仕上げるのは、私たち人間の役割です。
AIは優秀な秘書ですが、最終的な承認者は「部長である自分」という意識が大切ですね！
特に、以下のポイントを意識して手直しをしてみてください。
- 相手への気遣いを一言添える
例：「季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください。」 - 自分の感情や熱意を乗せる
例：「佐藤部長のお話には、私自身も大変勉強になりました。」 - 次につながるポジティブな一言を加える
例：「また近いうちにお会いできることを楽しみにしております。」
このほんのひと手間が、メールに温かみと信頼感を与え、相手との良好な関係を築く上で大きな差を生みます。
まとめ｜AIは「時短ツール」、気持ちを込めるのは「自分」
今回は、Geminiで仕事のメールを作成する際に失敗しないための3つのコツをご紹介しました。
3つのコツまとめ
- コツ①：まず「役割」と「状況」をしっかり伝える
- コツ②：伝えたい要点は「箇条書き」で整理して渡す
- コツ③：最後は必ず「自分の言葉」で手直しする
AIを「完璧な文章を自動で作ってくれる魔法の杖」だと考えると、期待外れに終わってしまうかもしれません。
そうではなく、AIは「面倒な構成作成や定型文の入力を肩代わりしてくれる、超高速な時短ツール」と捉えるのが、うまく付き合う秘訣です。
AIで生まれた時間の余裕を、相手の心に響く「最後の一文」を考えるために使う。これこそが、僕たち40代の文系ビジネスパーソンが実践すべき、新しい時代のAI活用術ではないでしょうか。
ぜひ、この3つのコツを試して、あなたのメール作成時間を劇的に短縮してみてくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！